Papershift

Papershift ist ein HR-Softwareunternehmen mit Sitz in Karlsruhe, das Unternehmen bei der digitalen Zeiterfassung, der Dienst- und Schichtplanung sowie zentralisierten HR-Prozessen unterstützt. Seit 2015 helfen wir Unternehmen dabei, manuelle Prozesse zu digitalisieren – vom Dienstplan über die Urlaubsverwaltung bis zur Lohnvorbereitung. 200.000 Nutzer weltweit vertrauen auf unsere Lösung. Entwickelt und verwaltet in Deutschland mit lokal ansässigem Support-Team.

Branchen

● Gastronomie & Hotellerie

● Pflege & Gesundheitswesen

● Einzelhandel

● Produktion & Logistik

Zielgruppe

● Kleine und mittelständische Unternehmen mit 5–500 Mitarbeitern

● Unternehmen mit Schichtarbeit und variablen Arbeitszeiten

● Unternehmen mit mehreren Standorten und komplexer Personalplanung

Herausforderungen

● Zeiterfassung auf Papier oder in Excel ist fehleranfällig und entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen

● Schichtplanung und tatsächliche Arbeitszeiten werden in getrennten Systemen verwaltet

● Die Lohnabrechnung erfordert die manuelle Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Quellen

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Die EasySecure-Integration

Vorteile der Integration: Mit der EasySecure-Integration erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt am Terminal – alle Daten werden automatisch an Papershift übertragen. Eine manuelle Nachbearbeitung entfällt; Zeiten können sofort analysiert werden und bilden eine verlässliche Grundlage für Lohnabrechnung und Schichtplanung. Mitarbeiter können ihre Zeiterfassungen jederzeit in Papershift einsehen.

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Datenaustausch

● Zeiterfassungsdaten (Kommen- und Gehen-Zeiten, An- und Abmeldungen)

● Mitarbeiterdaten / Benutzerzuordnung

● Zugriffsrechte

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Typischer Anwendungsfall

Ein Mitarbeiter kommt an seinem Arbeitsplatz an und stempelt sich an einem EasySecure-Terminal ein. Die erfasste Zeit wird automatisch an Papershift übertragen und dem entsprechenden Mitarbeiterprofil zugeordnet. Der Schichtleiter kann eventuelle Abweichungen direkt im Dienstplan nachverfolgen. Am Monatsende stehen alle Zeitdaten vollständig für die Lohnabrechnung zur Verfügung.

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ÜBER DIE LÖSUNG

Lösungsbeschreibung Papershift ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Plattform, die digitale Zeiterfassung, Schichtplanung und operative HR-Prozesse in einem System vereint. Von der digitalen Personalakte über das Onboarding bis zur Lohnabrechnung – die Software ist per App, Browser und Terminal nutzbar, DSGVO-konform und nahtlos in Systeme wie DATEV integrierbar. Ein KI-Assistent beantwortet HR-Fragen auf Basis der unternehmenseigenen Daten.

Hauptfunktionen

● Digitale Zeiterfassung (App, Browser, Terminal)

● Dienst- und Schichtplanung mit Echtzeit-Übersicht

● Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement

● Lohnabrechnung & DATEV-Export

● KI-gestützter HR-Assistent auf Basis der unternehmenseigenen Daten

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Vorteile für den Kunden

● Zeiterfassungsdaten von EasySecure fließen automatisch in Lohnabrechnung und Planung ein – ohne manuelle Übertragung

● Rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeiten direkt im System, jederzeit abrufbar

● Mitarbeiter behalten den Überblick über ihre Arbeitszeiten – das reduziert die Anfragen an die Personalabteilung